Kaufmännische Assistenz (m/w/d) · Rechnungswesen und Ausschreibungsmanagement

Stellenausschreibung Der KDN ist der Dachverband der kommunalen IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen. Unsere Mission ist es, die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen voranzutreiben und gemeinsam mit unseren Mitgliedern innovative IT-Lösungen für die öffentliche Verwaltung zu entwickeln. Dabei legen wir besonderen Wert auf IT-Sicherheit, moderne Technologien und eine kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen. Als zentrale Koordinations- und Steuerungsinstanz bündeln wir die IT-Bedarfe der Kommunen in NRW und organisieren einen inhousefähigen Leistungsaustausch zwischen unseren Mitgliedern. Werde jetzt Teil unseres Teams!

Der KDN-Dachverband sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Standort in Siegburg, eine / n Kaufmännische Assistenz (m/w/d) – Rechnungswesen und Ausschreibungsmanagement in Vollzeit Deine Mission: In dieser vielseitigen Position übernimmst du kaufmännische und organisatorische Aufgaben und unterstützt die Umsetzung unserer Beschaffungs- und Ausschreibungsprozesse. Dabei arbeitest du eng mit der Bereichsleitung sowie den Kolleginnen und Kollegen zusammen.

• Kaufmännische Abwicklung: Prüfung und Verbuchung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie Bearbeitung kaufmännischer Vorgänge.
• Mitglieder- und Lieferantenbetreuung: Schriftliche und telefonische Korrespondenz sowie Bearbeitung von Anfragen und Abstimmung kaufmännischer Sachverhalte.
• Ausschreibungsmanagement: Durchführung von Bedarfsabfragen, Erstellung von Vergabeunterlagen, Veröffentlichung und Begleitung von Ausschreibungen sowie Koordination von Bieterfragen.
• Auftragsabwicklung und Administration: Lieferterminanfragen, Pflege von Übersichten und Dokumentationen sowie Unterstützung der Bereichsleitung bei organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben.

Dein Profil:

• Du möchtest in unserem Team mitwirken. Wir freuen uns auf dich, wenn du folgende Fähigkeiten mitbringst:

Qualifikation:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, im Rechnungswesen, in der Auftragsabwicklung oder in der Sachbearbeitung.
• Vergaberecht: Erste Kenntnisse im öffentlichen Vergaberecht und Erfahrung mit Ausschreibungsverfahren sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Wichtig ist die Bereitschaft, sich in diese Themen einzuarbeiten.
• Arbeitsweise: Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie ein gutes Organisationsvermögen.
• Kommunikation: Freundliches und verbindliches Auftreten sowie Sicherheit in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Word. Erfahrungen mit ERP-Systemen (Work4all) oder digitalen Vergabeplattformen sind wünschenswert.
• Persönlichkeit: Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, sich in unterschiedliche kaufmännische Themen einzuarbeiten.
• Sprache: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1).

Was wir bieten:

Wir haben dein Interesse geweckt? Super – bei uns erwarten dich: Gestaltungsmöglichkeiten: Sei Teil eines innovativen Unternehmens, das die Digitalisierung der Kommunen vorantreibt. Attraktive Benefits: Profitiere von einer leistungsgerechten Vergütung mit allen Vorteilen des TVöD-VKA, inklusive standardisierter Gehaltserhöhungen, betrieblicher Altersvorsorge, 30 Urlaubstagen, arbeitsfrei am 24.