Sachbearbeiter Rechnungswesen und Verwaltung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung für einen Zeitraum von voraussichtlich 12 Monaten einen zuverlässigen und sorgfältigen Mitarbeiter Rechnungswesen & Administration (m/w/d).

In dieser vielseitigen Position übernimmst du Aufgaben rund um Rechnungswesen, Fakturierung, Zahlungsverkehr und Dokumentenmanagement. Darüber hinaus unterstützt du unsere Geschäftsführung sowie das Team bei organisatorischen und administrativen Themen.

Rechnungswesen und Fakturierung

• Erfassung und Verarbeitung eingehender Rechnungen
• Inhaltliche und rechnerische Prüfung von Rechnungen
• Klärung erforderlicher Rechnungskorrekturen mit internen und externen Ansprechpartnern
• Abgleich und Zuordnung eingehender Rechnungen
• Bearbeitung und Prüfung von Kreditkartenabrechnungen
• Erstellung und Pflege von Aufträgen sowie Vergabeeinheiten
• Zuordnung und Pflege von Kosten, Projekten und Gesellschaften
• Upload und Verwaltung von Auftragsdokumenten, beispielsweise Verträgen und Angeboten
• Einholung und Dokumentation von Rechnungsfreigaben
• Prüfung von Reise- und Auslagenabrechnungen der Mitarbeitenden und der Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung

Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung

• Erfassung, Vorbereitung und Verwaltung von Zahlungsvorgängen über mehrere Gesellschaften und Projekte hinweg
• Bearbeitung und Vorbereitung von Steuerzahlungen
• Monatliche Vorbereitung und Bereitstellung der Buchhaltungsunterlagen für den Steuerberater über DATEV Unternehmen online
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Begleitung von Betriebsprüfungen
• Abstimmung mit dem Steuerberater sowie internen Ansprechpartnern

Systeme und Dokumentenmanagement

• Erfassung und Pflege von Freigabe- und Bearbeitungsworkflows
• Digitalisierung und strukturierte Ablage von Finanz- und Gesellschaftsunterlagen
• Verwaltung und Archivierung relevanter Dokumente
• Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation

Unterstützung der Geschäftsführung

• Erstellung und Bearbeitung von Reise- und Auslagenabrechnungen
• Vorbereitung und Einstellung von Dokumenten in DocuSign
• Organisation und Koordination von Terminen
• Durchführung von Reservierungen und organisatorischen Reisevorbereitungen
• Erstellung, Aktualisierung und Pflege von Kontaktdaten
• Digitalisierung und Erfassung von Visitenkarten

Projekt- und Teamunterstützung

• Unterstützung bei internen Planungs-, Verwaltungs- und Organisationsthemen
• Koordination von Informationen und Unterlagen zwischen Geschäftsführung, Team und externen Dienstleistern
• Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft
• Unterstützung bei der Optimierung und Dokumentation interner Abläufe

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Steuerfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Rechnungswesen, in der vorbereitenden Buchhaltung oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Sicherer Umgang mit Rechnungen, Zahlungsvorgängen und kaufmännischen Unterlagen
• Erfahrung mit DATEV Unternehmen online und AgiCap ist wünschenswert
• Kenntnisse in Alasco und DocuSign sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, insbesondere Excel und Outlook
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und hohe Zuverlässigkeit
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Finanz-, Unternehmens- und Personaldaten
• Organisationsstärke sowie Freude an abwechslungsreichen Aufgaben
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten

Warum wir?

• Einen auf 12 Monate befristeten Arbeitsvertrag als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung
• Eine abwechslungsreiche Position an der Schnittstelle zwischen Rechnungswesen, Verwaltung und Geschäftsführung
• Eine strukturierte und umfassende Einarbeitung
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Abstimmungswegen
• Ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Moderne digitale Arbeitsprozesse und zeitgemäße Softwarelösungen
• Zentrale Bürolage am Ku'damm
• Stellplatz
• Büffet
• Teamveranstaltung

Über uns

Die KAURI CAB-Gruppe ist ein auf Immobilien spezialisierter Investment Manager, Prop-Tech Investor, Asset-Manager und Projektentwickler. Seit 1998 haben wir Transaktionen mit einem Gesamtvolumen von rund 1,8 Milliarden Euro durchgeführt und über 120 Investitionen verwaltet. Als Partner von institutionellen PE-Investoren, Pensionskassen, Family Offices und privaten Investoren haben wir vor allem Immobilien in den Metropolregionen Berlin und Magdeburg erworben und entwickelt.