Prozessmanager HR (m/w/d), Personalmanager (m/w/d)

Zweck und Ziel der Stelle

Ziel ist die fachliche und organisatorische Unterstützung der Personalabteilung bei folgenden Vorhaben:

• Analyse, Optimierung und Standardisierung aller zentralen HR-Prozesse
• Begleitung der Einführung bzw. Anpassung von HR-IT-Systemen (z. B. digitale Personalakte, Reisekostentool, Bewerbungsmanagement, Zeitwirtschaft, Self-Service-Portale)
• Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in optimierte Abläufe und neue Systeme
• Entlastung des internen Personals während der Projektphasen
• Nachweisbare Verbesserung von Prozessqualität, Bearbeitungszeiten und Rechts- bzw. Datenschutzkonformität
• Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen, Prozessdokumentationen und DSGVO-Nachweisen

Die Stelle ist in Vollzeit 39h/Woche zu besetzen (1 Tag Homeoffice pro Woche möglich), oder in Teilzeit (kein Homeoffice möglich)

Deine Aufgaben

Die Stelle beinhaltet folgende Aufgaben und untergliedert sich in 3 Schritte:

Prozessanalyse & -dokumentation

Dokumentation und Analyse der bestehenden HR-Prozesse sowie Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und redundanten Arbeitsschritten in folgenden Bereichen:

• Bewerbungsprozess
• Einstellungsprozess inkl. Vertragsmanagement
• Onboarding neuer Mitarbeitender
• Personalstammdatenpflege / Personalmanagementprozesse / operatives Personalmanagement (z.B. Arbeitszeitänderungen)
• Zeitwirtschaft & Abwesenheitsmanagement
• Personalentwicklung & Weiterbildung
• HR-Controlling & Reporting
• Prozess Reisekostenabrechnung
• Offboarding-Prozess

Prozessoptimierung

Anpassung und Entwicklung zentraler HR-Prozesse auf Basis der Ist-Analyse unter Anwendung bzw. Berücksichtigung von Best Practices, rechtlichen Anforderungen (z. B. DSGVO, Nachweisgesetz) sowie institutsindividuellen und trägerindividuellen Rahmenbedingungen (z.B. unter Einbindung der Regularien des Organisationshandbuches der Max-Planck-Gesellschaft) und unter Beachtung der Vorgaben durch den TVÖD-Bund.

• Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen
• Sicherstellung der Compliance in allen Prozessschritten
• Eindeutige Definition von Rollen, Zuständigkeiten (inkl. Vertretungsregelungen) und eingesetzten Systemen

Umsetzung & Change-Begleitung

• Unterstützung bei der Umsetzung der optimierten Prozesse
• Erstellung und Durchführung interner Schulungen für Mitarbeitende der Personalabteilung
• Anpassung und Digitalisierung bestehender Dokumente und Formulare
• Kommunikation und Begleitung des Veränderungsprozesses innerhalb der Abteilung

Das bringst Du mit

Mindestanforderungen für diese Stelle:

• Mehrjährige Erfahrung in operativen Prozessen der Personalabteilung inkl. Gehaltsabrechnung, idealerweise auch in einer Führungsrolle
• Mehrjährige Erfahrung (mind. 3–5 Jahre) in der Optimierung von Personalprozessen in Organisationen, idealerweise in tarifgebundenem Umfeld
• Fundierte Kenntnisse zu HR-IT-Systemen, digitaler Personalakte, Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft
• Nachweisbare Erfahrung in Systemeinführungen, Datenmigrationen und Testmanagement
• Praktische Expertise im Prozessmanagement, Dokumentation und Change-Management
• Sicherer Umgang mit DSGVO-Anforderungen in HR-Prozessen
• Fähigkeit zur verständlichen Vermittlung komplexer Sachverhalte und Schulung von HR-Mitarbeitenden
• Hohe kommunikative Kompetenz und strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten Dir

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Wir zahlen deutlich über dem tariflichen Mindestlohn
• die Möglichkeit zur Übernahme im Einsatzunternehmen
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Betreuung und Unterstützung durch das Formel Zeitarbeit-Team
• Arbeitsmedizinische Betreuung
• Abschlagszahlungen
• Lohnzahlungen bereits am 7. Banktag