Personalverwaltung & Abrechnung, Buchhaltung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Teilzeit / Vollzeit – Herne – KALUNA Verwaltung GmbH
Personalverwaltung & Abrechnung, Buchhaltung (m/w/d)
HR-Administration & Krankentransportabrechnung – gruppenübergreifend

Flexibles Stellenmodell

Diese Stelle wird als zwei separate Halbtagsstellen (je 50 %) ausgeschrieben:

• Personalverwaltung Buchhaltung (50 %)
• Krankentransportabrechnung (50 %)

Beide Bereiche können von einer Person in Vollzeit (100 %) kombiniert werden. Bewerbungen für einzelne Bereiche sind ausdrücklich willkommen.

Aufgaben

• Bearbeitung aller personaladministrativen Vorgänge für die Gesellschaften der Gruppe
• Pflege und Verwaltung von Personalakten (digital und analog)
• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen
• Kommunikation mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und der Agentur für Arbeit
• Unterstützung bei Recruiting, Onboarding und Offboarding
• Überwachung von Fristen (Probezeiten, Befristungen, Kündigungsfristen)
• Vorbereitung der Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Abrechnung von Krankenfahrten und Krankentransporten gegenüber GKV, PKV und Beihilfe
• Prüfung und Bearbeitung von Transportscheinen und Abrechnungsbelegen
• Kommunikation mit Krankenkassen, Kostenträgern und Beihilfestellen
• Bearbeitung von Korrekturen, Widersprüchen und Rückfragen
• Überwachung offener Forderungen und Mahnwesen
• Pflege von Patientendaten im Abrechnungssystem unter Beachtung des Datenschutzes
• Prüfung, Kontierung und Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
• Pflege und Abstimmung der Debitoren- und Kreditorenkonten
• Überwachung des Zahlungsverkehrs (Bankbuchungen, SEPA-Lastschriften, Überweisungen)
• Abstimmung der Konten und Vorbereitung der Monatsabschlüsse
• Bereitstellung von Unterlagen und Belegen für das Steuerbüro (Finanzbuchhaltung, USt‑Voranmeldung)
• Überwachung und Pflege der Anlagenbuchhaltung
• Unterstützung bei Jahresabschluss und Betriebsprüfungen
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich.
• Du behältst auch bei mehreren laufenden Vorgängen den Überblick.
• Du kommunizierst sicher – mit Behörden, Krankenkassen und internen Ansprechpartnern.
• Du bist diskret und sensibel im Umgang mit Personal‑ und Patientendaten.
• Du denkst mit und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung von Prozessen ein. Du bist die ruhige Hand im Hintergrund: verlässlich, präzise und immer einen Schritt voraus. Du arbeitest gruppenübergreifend für mehrere Gesellschaften und bist damit zentraler Bestandteil unserer Verwaltungsstruktur. Wer bei uns in der Verwaltung arbeitet, gestaltet mit – nicht nur abheften.
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Personalverwaltung oder HR‑Administration (für den 50 %-Bereich)
• Kenntnisse in der Krankentransportabrechnung nach §60 SGB V von Vorteil (für den 50 %-Bereich)
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Diskretion im Umgang mit Personal‑ und Patientendaten
• Flexible Einstiegsoption: Halbtags (50 %) oder Vollzeit mit beiden Bereichen (100 %)
• Gruppenübergreifende Tätigkeit – vielseitig, abwechslungsreich, mit echtem Einblick
• Modernes Arbeitsumfeld mit digitaler Infrastruktur
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und aktive Mitgestaltung von Prozessen
• Leistungsgerechte Vergütung und langfristige Perspektive
• Leistungsabhängige Provisionszahlungen

Wir suchen

Wir suchen keine Sachbearbeiter, die Formulare ausfüllen.
Wir suchen Organisationstalente, die mitdenken und mitgestalten.
Menschen, die Verwaltung als Grundlage für Wachstum verstehen – und stolz darauf sind, dass durch ihre Arbeit alles andere erst möglich wird.

Im Namen der Geschäftsführung

Klaus Möllmann
Geschäftsleitung
KALUNA Verwaltung GmbH